Anträge verwalten, ohne im Postfach zu versinken
Gremio führt Anträge, Finanzen, Inventar und Vorlagen in einer Web-App zusammen — quelloffen, auf eurem eigenen Server und ohne einen einzigen Mail-Versand. Wer einen Antrag stellt, braucht kein Konto.
Das Antragsboard — sieben Spalten vom Eingang bis zur Anweisung. Abbildung zeigt Beispieldaten.
Ohne Konto einreichen
Antragstellende brauchen keinen Zugang — nur das Formular.
Ohne Mail-Versand
Kein Postfach, kein Mailserver. Für den Stand genügt ein geheimer Link.
Auf eurem Server
Eigene Datenbank, eigene Infrastruktur, keine fremde Cloud.
AGPL-3.0
Quelloffen. Kein Vertrag, keine Lizenzkosten, kein Ablaufdatum.
So läuft es ab
Der Weg eines Antrags — wer macht was?
Zwischen „abgeschickt“ und „überwiesen“ liegt normalerweise ein Mail-Verlauf, den niemand mehr rekonstruieren kann. In Gremio wandert die Aufgabe sichtbar zwischen zwei Seiten hin und her: der antragstellenden Person und dem Gremium.
- Antragstellerohne Konto
- Gremiumangemeldet
Antragsteller
1Antrag einreichen
Formular ausfüllen, PDFs anhängen, absenden. Kein Konto, keine Registrierung.
Antragsteller
2Status-Link sichern
Erscheint sofort im Browser, dazu eine Eingangsbestätigung als PDF. Er ist der einzige Zugang zum Vorgang.
Gremium
3Prüfen und einsortieren
Der Antrag liegt als Karte in der ersten Spalte. Zuweisung, Priorität und Frist werden gesetzt.
Gremium
4Beschluss in der Sitzung
Angenommen oder abgelehnt. Genehmigter Betrag und Beschlussreferenz stehen danach an der Karte — und damit im Haushalt.
Antragsteller
5Belege nachreichen
Über denselben Link. Solange Quittungen fehlen, steht der Vorgang sichtbar auf „Warten auf Nachreichung“.
Gremium
6Anweisung und Abschluss
Erst wenn die Belege vorliegen, wird das Geld angewiesen. Anweisungs- und Überweisungsdatum stehen an der Karte, dann wird der Vorgang geschlossen.
Die Aufgabe wechselt dreimal die Seite. In Gremio ist bei jedem Wechsel für beide sichtbar, wer gerade am Zug ist — ohne Nachfrage per E-Mail.
Vier Module
Ein Nutzerkonto, ein Berechtigungsmodell, vier Bereiche
Die Module sind nicht vier Programme nebeneinander: Sie teilen sich Nutzer, Gruppen und Freigaben. Wer Zugriff auf ein Board hat, hat ihn überall gleich.
Anträge & Kanban
Jeder Antrag hat einen Platz — und einen Stand
Anträge kommen über ein öffentliches Formular herein und landen als Karte in der ersten Spalte. Die Spalten definiert ihr selbst: vom Eingang über die Sitzung bis zur Anweisung.
- Frei definierbare Spalten je Board — pro Gremium ein eigener Ablauf
- Priorität, Frist und Zuweisung direkt auf der Karte, Überfälliges rot markiert
- PDFs im Browser öffnen und bearbeiten, ohne Download-Umweg
- Kommentare und lückenlose Historie an jedem Vorgang
Finanzen
Haushaltsplan und Anträge sind dieselbe Wahrheit
Was auf der Karte als genehmigter Betrag steht, steht im Haushalt. Vier Sichten auf dasselbe Jahr: alle Anträge, gebundene Mittel, tatsächliche Ausgaben und der Plan.
- Haushaltstitel und Untertitel mit automatischen Zwischensummen
- Genehmigt und tatsächlich getätigt nebeneinander — die Lücke ist sichtbar
- Export nach Excel und PDF, wahlweise nach Haushaltstitel oder Antragsnummer
- Mehrere Konten und Quell-Boards fließen in eine Übersicht
Inventar & Ausleihe
Wer hat eigentlich den Beamer?
Ein Anlagenverzeichnis mit Inventarnummern, Seriennummern, Standorten und Kaufbelegen — und eine öffentliche Ausleihe, die denselben Bestand nutzt.
- Inventar- und Seriennummer, Standort, Händler, Kaufdatum und Einzelpreis
- Mehrstückige Posten mit Verfügbarkeit („4 von 4 verfügbar“)
- Ausleihe ohne Konto: anfragen, Vertrag erhalten, zurückgeben
- Laufende Vorgänge als eigene Spalten über der Bestandsliste
Vorlagen
Das nächste Jahr fängt nicht bei null an
Board- und Finanz-Templates halten fest, wie ihr arbeitet. Ein neues Board oder ein neues Haushaltsjahr steht damit in Minuten statt in einem Nachmittag.
- Board-Vorlagen mit fertigem Spaltensatz, duplizierbar
- Finanz-Vorlagen für wiederkehrende Haushaltsstrukturen
- Eigene Rolle „Template-Verwaltung“ — ohne vollen Admin-Zugriff
Bewusst ohne E-Mail
Ein geheimer Link statt eurer Adressliste
Gremio verschickt keine E-Mails. Wer einen Antrag einreicht, bekommt direkt im Browser einen geheimen Status-Link und eine Eingangsbestätigung als PDF. Über denselben Link lassen sich später Quittungen nachreichen.
Das spart nicht nur den Mailserver. Es bedeutet vor allem: Für einen Antrag müsst ihr keine E-Mail-Adresse erheben, speichern und irgendwann wieder löschen.
Antrag ohne Adresse
Antrags- und Feedback-Formular fragen keine E-Mail-Adresse ab. Einzige Ausnahme ist die Ausleihe, die eine Rückgabe erwartet.
Ausweis bleibt intern
Der Studierendenausweis ist der einzige Anhang, der über den öffentlichen Link nicht abrufbar ist — bewusst so gebaut.
Zugriff
Sichtbar ist nur, was freigegeben wurde
Eine globale Rolle, Eigentum am Board und Freigaben an Personen oder Gruppen — mehr Regeln gibt es nicht. Freigaben sind binär: entweder jemand sieht ein Board, oder nicht.
Globale Rolle
Administration, Vorlagen-Verwaltung oder normale Nutzung. Nur die Administration sieht das Admin-Panel.
Eigentum am Board
Jedes Board gehört jemandem. Wer es angelegt hat, entscheidet über Spalten, Felder und Freigaben.
Freigabe an Gruppen
Fachschaften und Referate liegen als Gruppen vor. Freigabe an die Gruppe statt an acht einzelne Konten.
Screenshot-Tour
Die ganze App, Bildschirm für Bildschirm
Es gibt derzeit keine öffentliche Demo-Instanz. Stattdessen findet ihr hier jeden relevanten Bereich als Screenshot — vom öffentlichen Formular bis zum Admin-Panel.
Betrieb
Läuft dort, wo eure Daten ohnehin liegen
Gremio ist eine eigenständige Anwendung mit eigener Datenbank. Kein Fremdanbieter dazwischen, keine Datenverarbeitung außer Haus.
- Eigene Datenbank. Alle Vorgänge, Anhänge und der Haushalt liegen in eurer Instanz.
- Anmeldung per SSO. Gremio kennt keine Passwörter — die Anmeldung läuft ausschließlich über euren OIDC-Provider.
- Nextcloud nur fürs Archiv. Abgeschlossene Vorgänge lassen sich dorthin ablegen. Gremio funktioniert auch ohne.
cp .env.example .env # Secrets eintragen
docker compose up -d # PostgreSQL + App startenDas App-Image kommt fertig gebaut aus der GitHub Container Registry — nichts zu kompilieren.
services:
db:
image: postgres:16-alpine
volumes:
- ./pgdata:/var/lib/postgresql/data
app:
image: ghcr.io/leviora-studio/gremio:${GREMIO_TAG:-latest}
env_file: [.env]
volumes:
- ./uploads:/app/uploads
ports:
# nginx terminiert TLS und proxyt hierher
- "127.0.0.1:3010:3000"Gekürzt. Die vollständige Datei liegt im Repository.
Original ansehenGremio selbst ausprobieren
Der Quellcode liegt offen, die Installation läuft über Docker Compose. Keine Registrierung, kein Vertrieb, keine Testphase, die abläuft.
Freie Software unter der AGPL-3.0 · läuft vollständig auf eurer eigenen Infrastruktur