Modul 1 von 4
Anträge & Kanban
Ein Antrag ist kein Dokument, sondern ein Vorgang mit einem Zustand. Gremio bildet genau das ab: Eingang, Prüfung, Sitzung, Beschluss, Belege, Anweisung — in Spalten, die ihr selbst festlegt.
Das Board
Sieben Spalten im Standard — oder eure eigenen
Das mitgelieferte Antragsboard führt von „Eingegangen“ bis „Anweisung erfolgt“. Jedes Board hat seinen eigenen Satz an Spalten, weil ein Beschlussgremium anders arbeitet als ein Veranstaltungsreferat.
Filtern statt suchen
Volltextsuche über alle Felder, Filter nach zugewiesener Person und Priorität, und ein Schalter für „nur überfällig“.
Fristen sichtbar
Deadline und Sitzungstermin stehen auf der Karte. Was überfällig ist, wird rot markiert — nicht in einer Liste versteckt.
Zuweisung an mehrere
Ein Vorgang kann mehreren Personen gehören. Die Zuweisungen sind auf der Karte sichtbar, ohne sie zu öffnen.
Der einzelne Vorgang
Alles zum Antrag auf einer Seite
Die Karte ist der Vorgang. Wer sie öffnet, sieht ohne Umweg, worum es geht, wer zuständig ist, was beschlossen wurde und was tatsächlich ausgegeben wurde.
- Antragsnummer, Antragsteller und Haushaltstitel als eigene Felder — nicht im Fließtext
- Genehmigter Betrag und tatsächliche Ausgaben nebeneinander
- Beschlussreferenz, Anweisungs- und Überweisungsdatum für die Nachvollziehbarkeit
- Der öffentliche Status-Link steht direkt an der Karte — zum Nachreichen weitergeben
- Änderungen werden automatisch gespeichert
PDFs in der App
Angehängte PDFs öffnen sich im Browser und lassen sich dort bearbeiten — kein Herunterladen, Ausfüllen und wieder Hochladen.
Kommentare am Vorgang
Rückfragen stehen dort, wo sie hingehören: am Antrag. Nicht in einem Mail-Verlauf, den nur zwei Personen kennen.
Lückenlose Historie
Jede Statusänderung wird protokolliert. Bei der Kassenprüfung ist nachvollziehbar, wer wann was entschieden hat.
Der öffentliche Weg
Antrag stellen, ohne ein Konto zu haben
Wer Geld beantragt, ist meistens kein Mitglied eures Gremiums. Deshalb braucht der öffentliche Weg keinen Login — und trotzdem bleibt der Vorgang für beide Seiten verfolgbar.
Kein Mail-Versand
Der Status-Link erscheint direkt nach dem Absenden im Browser. Eine E-Mail-Adresse wird nicht abgefragt.
Eingangsbestätigung
Zu jedem Vorgang gibt es eine Bestätigung als PDF — zum Ausdrucken oder Ablegen.
Am Handy nutzbar
Formular und Statusseite sind für schmale Displays gebaut. Anträge entstehen selten am Schreibtisch.
Auch für Feedback
Anliegen und Rückmeldungen laufen über denselben Weg — wahlweise anonym, ebenfalls mit Statusseite.
Mehrere Gremien
Jedes Gremium bekommt sein eigenes Board
Ein Antragsboard braucht Spalten für Prüfung und Anweisung. Ein Veranstaltungsboard braucht Planung und Nachbereitung. Beides in dasselbe Schema zu zwingen, funktioniert nicht — also tut Gremio es nicht.
- Finanzanträge, Gremienarbeit, Veranstaltungen, Feedback — je ein Board mit eigenem Ablauf
- Jedes Board gehört jemandem; nur diese Person ändert Spalten und Freigaben
- Freigabe an einzelne Personen oder ganze Gruppen wie Fachschaften und Referate
Überblick behalten
Was liegt bei mir?
Wer in vier Gremien sitzt, will nicht vier Boards abklappern. „Meine Aufgaben“ sammelt alles ein, was der angemeldeten Person zugewiesen ist.
- Alle zugewiesenen Karten über sämtliche Boards hinweg an einer Stelle
- Nach Board gruppiert, mit Spalte, Priorität und Frist
- Die Startseite lässt sich anpassen — jede Person sieht, was sie braucht
Kennzahlen
Wie viel liegt eigentlich an?
Für den Rechenschaftsbericht und für die eigene Planung: eine kurze Auswertung je Board, ohne dass jemand Zahlen von Hand zählt.
- Karten gesamt, überfällige Vorgänge, über Formular eingegangen oder manuell angelegt
- Verteilung über die Spalten — wo der Stau entsteht, ist sofort sichtbar
- Last je Person: wer zu viele offene Vorgänge hat, fällt auf
Das Antragsboard selbst aufsetzen
Das Standard-Antragsboard mit sieben Spalten kommt als Vorlage mit. Ändern könnt ihr es jederzeit.
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