Modul 2 von 4
Finanzen
Der Haushalt ist keine getrennte Tabelle, die jemand nachpflegt. Er speist sich aus denselben Anträgen, die auf dem Board liegen — was dort genehmigt wird, steht hier.
Vier Sichten, ein Haushaltsjahr
Vom einzelnen Antrag bis zum Gesamtplan
Dieselben Daten, vier Blickwinkel: die Antragsliste für die Detailarbeit, die Live-Ausgaben für den aktuellen Stand, die tatsächlichen Ausgaben für die Abrechnung und der Haushaltsplan für die Sitzung.
Anträge
Jeder Beschluss mit seiner Spur
Für die Kassenprüfung ist die Frage nie „wie viel“, sondern „auf welcher Grundlage“. Deshalb steht zu jedem Betrag die Beschlussreferenz und das Datum, an dem angewiesen wurde.
- Antragsnummer, Haushaltstitel, Antragsteller und Beschlussreferenz in einer Zeile
- Anweisungs- und Überweisungsdatum getrennt
- Genehmigt und getätigt nebeneinander, sortierbar
- Volltextsuche über alle Anträge des Jahres
Live-Ausgaben
Was ist schon gebunden?
Zwischen Beschluss und Überweisung liegen oft Wochen. In dieser Zeit ist das Geld weg, aber noch nicht abgeflossen — genau diese Lücke macht die Live-Ansicht sichtbar.
- Zeigt, wie viel eines Titels bereits durch Beschlüsse belegt ist
- Damit lässt sich vor der nächsten Sitzung sagen, was noch verfügbar ist
Tatsächliche Ausgaben
Was am Ende wirklich geflossen ist
Fast nie wird genau der genehmigte Betrag ausgegeben. Gremio überschreibt die Bewilligung nicht mit dem Ist-Wert, sondern zeigt beide.
- Abgerechnete Beträge aus den Quittungen der Antragstellenden
- Differenz zum genehmigten Betrag bleibt sichtbar statt verrechnet zu werden
Für Sitzung und Prüfung
Rausgeben, ohne abzutippen
Der Haushalt muss regelmäßig das Programm verlassen — für die Sitzungsvorlage, für die Kassenprüfung, fürs Archiv.
Excel-Export
Für alle, die ohnehin in der Tabellenkalkulation weiterrechnen.
PDF-Export
Für die Sitzungsmappe und die Anlage zum Rechenschaftsbericht.
Zwei Gliederungen
Export wahlweise nach Haushaltstitel oder nach Antragsnummer — je nachdem, wer fragt.
Mehrere Konten
Fachschaftsmittel, Projektmittel, Rücklagen und Hauptkonto fließen in eine Übersicht zusammen.
Gliederung
Titel und Untertitel wie im Haushaltsplan
Die Gliederung folgt dem, was Haushaltsordnungen ohnehin verlangen: nummerierte Titel, darunter Untertitel, darüber Summen.
- Haushaltstitel mit Untertiteln, Zwischensummen werden automatisch gebildet
- Einnahmen und Ausgaben getrennt ausgewiesen
- Die Struktur lässt sich als Finanz-Vorlage ins nächste Jahr übernehmen
Haushalt und Anträge zusammenführen
Ein Board liefert die Vorgänge, die Finanzübersicht liest sie aus. Mehrere Boards können in dieselbe Übersicht fließen.
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