Modul 3 von 4
Inventar & Ausleihe
Zwei Dinge, die sonst getrennt laufen und beide unvollständig sind: das Anlagenverzeichnis für die Kassenprüfung und die Ausleihliste an der Wand. In Gremio sind es dieselben Gegenstände.
Der Bestand
Was ihr habt, wo es steht, wer es gerade hat
Die Bestandsliste trägt alles, was ein Anlagenverzeichnis braucht — und darüber laufen die aktuellen Leihvorgänge als eigene Spalten.
Vollständige Stammdaten
Inventar- und Seriennummer, Kategorie, Standort, Einzelpreis, Kaufdatum und Händler.
Mehrstückige Posten
Zwölf Biertischgarnituren sind eine Position mit Verfügbarkeitsstand, nicht zwölf Zeilen.
Archiv statt Löschen
Ausgemusterte Gegenstände wandern ins Archiv und verschwinden nicht aus der Historie.
CSV-Export
Für die Inventur und für alle, die das Verzeichnis anderswo brauchen.
Der Vorgang
Von der Anfrage bis zur Rückgabe
Eine Ausleihe ist ein Vorgang mit denselben Zuständen wie ein Antrag. Wer ausleiht, sieht auf seiner Statusseite, wo der Vorgang steht und wann zurückgegeben werden muss.
- Eingegangen → In Prüfung → Vertrag bereitgestellt → Vertrag unterschrieben → in Ausleihe
- Mehrere Gegenstände in einem Vorgang, mit Zeitraum je Ausleihe
- Der Leihvertrag entsteht in Gremio und wird über die Statusseite bereitgestellt
- Laufende Vorgänge stehen als Spalten über der Bestandsliste — nichts geht unter
Über alle Inventare
Das Anlagenverzeichnis für die Kassenprüfung
Technik, Küche, Mobiliar: In der Praxis gibt es mehrere Inventare mit unterschiedlichen Zuständigen. Für die Prüfung braucht es trotzdem eine Gesamtsicht.
- Alle Gegenstände aus allen Inventaren in einer Liste
- Mit Kaufdatum, Einzelpreis und Händler — die Angaben, nach denen geprüft wird
Öffentlich
Ausleihen, ohne jemanden zu fragen
Wer etwas leihen will, sieht selbst, was verfügbar ist, und stellt die Anfrage direkt — ohne Konto und ohne Mail an eine Adresse, die niemand liest.
Nur der freigegebene Teil
Öffentlich sichtbar ist, was ihr freigebt. Kaufpreise und Händler bleiben intern.
Statusseite per Link
Wie beim Antrag führt ein geheimer Link zum Vorgang. Dort liegt auch der Leihvertrag zum Herunterladen.
Zeitraum im Blick
Ausleihdatum und Rückgabetermin stehen auf der Statusseite und im internen Vorgang.
Hier fragt Gremio doch nach einer E-Mail-Adresse
Das Antrags- und das Feedback-Formular kommen ohne Kontaktdaten aus. Die Ausleih-Anfrage nicht: Neben Name, Zeitraum, Verwendungszweck und Studierendenausweis ist eine E-Mail-Adresse Pflichtfeld. Bei Gegenständen, die zurückkommen müssen, wäre ein bloßer Link auch leichtfertig — verschwindet er, gäbe es keinen Weg mehr, an das Gerät zu erinnern.
Verschickt wird trotzdem nichts automatisch: Die Adresse steht im Vorgang, damit ihr euch bei Bedarf melden könnt. Der Stand der Ausleihe läuft weiterhin über den Status-Link.
Inventar und Ausleihe zusammenlegen
Ein Bestand, zwei Sichten: intern das vollständige Verzeichnis, öffentlich nur das, was ausgeliehen werden darf.
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