Modul 4 von 4
Vorlagen
In Gremien wechseln die Zuständigen jedes Jahr. Vorlagen sorgen dafür, dass mit den Personen nicht auch das Wissen geht, wie ein Antragsboard eigentlich aufgebaut sein muss.
Board-Templates
Der Ablauf, einmal festgelegt
Ein Template hält den Spaltensatz fest: „Antragsboard“ mit sieben Spalten für Finanzanträge, „Gremienarbeit“ mit fünf für Sitzungsvorbereitung und Beschlüsse, „Projektboard“ mit sechs für Veranstaltungen von der Idee bis zur Nachbereitung.
- Beim Anlegen eines Boards wird aus den Vorlagen gewählt — nicht bei null begonnen
- Spalten lassen sich im Template ergänzen und ändern, ohne bestehende Boards anzufassen
- Vorlagen sind duplizierbar: eine Variante abwandeln, ohne das Original zu verlieren
Finanz-Templates
Die Haushaltsstruktur überlebt den Jahreswechsel
Ein Haushaltsplan ändert von Jahr zu Jahr die Zahlen, selten die Struktur. Die Titel „427 11 Kulturelle Veranstaltungen“ oder „531 00 Zuschüsse an Fachschaften“ stehen auch nächstes Jahr wieder drin.
- Titel und Untertitel als Vorlage für das nächste Haushaltsjahr
- Beträge werden neu gesetzt, die Gliederung bleibt
- Damit bleiben Haushaltsjahre untereinander vergleichbar
Zuständigkeit
Vorlagen pflegen, ohne Admin zu sein
Wer die Abläufe kennt, ist selten dieselbe Person, die Nutzerkonten verwaltet. Deshalb gibt es für Vorlagen eine eigene Rolle.
Eigene Rolle
Die Rolle „Template-Verwaltung“ gibt Zugriff auf den Bereich Vorlagen — und sonst nichts. Kein Admin-Panel, keine Nutzerverwaltung.
Zentral gepflegt
Vorlagen liegen an einer Stelle. Wer ein Board anlegt, greift darauf zu, ohne sie selbst bauen zu müssen.
Wissen bleibt
Nach dem Wechsel im Vorstand steht der Ablauf noch. Das nächste Antragsboard ist eine Auswahl, keine Rekonstruktion.
Einmal einrichten, jedes Jahr benutzen
Board- und Finanz-Vorlagen sind Teil von Gremio — nichts, was zusätzlich installiert oder bezahlt werden muss.
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