Sicherheit & Datenschutz
Weniger Daten, weniger Wege, weniger Ausnahmen
Die meisten Datenschutzprobleme in Gremien entstehen nicht durch Angriffe, sondern durch Gewohnheit: Anträge im geteilten Postfach, Ausweiskopien im Chat, Tabellen auf privaten Laufwerken. Gremio ist so gebaut, dass diese Wege gar nicht erst nötig sind.
Datensparsamkeit
Kein Mail-Versand — und für Anträge keine Adressen
Wer einen Antrag stellt, bekommt keine Bestätigungsmail, sondern direkt im Browser einen geheimen Link. Über denselben Link prüft die Person später den Stand und reicht Quittungen nach.
Das ist eine bewusste Entscheidung, kein fehlendes Feature: Was nicht erhoben wird, muss auch nicht geschützt, exportiert oder gelöscht werden.
- Antrags- und Feedback-Formular erheben keine E-Mail-Adresse — die Felder gibt es dort schlicht nicht
- Kein Mailserver, kein Verteiler, keine Bounces, keine Löschfristen für Postfächer
- Der Status-Link ist ein langes Zufallstoken und nur der antragstellenden Person bekannt
- Zusätzlich gibt es eine Eingangsbestätigung als PDF zum Ablegen
- Ausnahme: Die Ausleih-Anfrage verlangt eine Adresse — siehe unten
Was das für euch bedeutet
Der Link ist der Zugang: Wer ihn weitergibt, gibt den Vorgang frei — wie ein Freigabelink in einer Cloud. Verloren geht er deshalb aber nicht. Er steht an jeder Karte im Board. Meldet sich jemand, weil das Lesezeichen weg ist, sucht ihr ihn dort heraus und gebt ihn erneut weiter — niemand muss deswegen einen neuen Antrag stellen.
Eine Ausnahme: die Ausleihe
Wer einen Gegenstand ausleihen will, muss neben Name, Zeitraum, Verwendungszweck und Studierendenausweis auch eine E-Mail-Adresse angeben. Bei Dingen, die zurückkommen müssen, wäre ein bloßer Link zu leichtfertig: Geht er verloren, gäbe es keinen Weg mehr, an die Rückgabe zu erinnern.
Auch hier verschickt Gremio nichts von selbst. Die Adresse steht im Vorgang, damit ihr euch melden könnt — der Stand der Ausleihe läuft weiterhin über den Status-Link. Für eure Datenschutzerklärung heißt das: Anträge und Feedback ohne Kontaktdaten, Ausleihen mit.
Wie die Ausleihe abläuftAnmeldung
Gremio kennt keine Passwörter
Es gibt keine lokale Benutzerdatenbank mit Zugangsdaten. Die Anmeldung läuft ausschließlich über einen externen OIDC-Provider — dort liegen die Zugangsdaten, dort greift auch die Zwei-Faktor-Pflicht.
Nur SSO/OIDC
Kein Passwort-Formular, kein „Passwort vergessen“, keine Hashes in der Datenbank von Gremio.
Konten zentral
Wer die Hochschule oder den Verein verlässt, verliert den Zugang dort, wo Konten ohnehin verwaltet werden.
Eure Regeln gelten
Zwei-Faktor, Passwortrichtlinien und Sperrfristen kommen vom Provider — Gremio muss sie nicht doppelt umsetzen.
Empfohlener Provider: Limen
Gremio spricht Standard-OIDC und funktioniert grundsätzlich mit jedem konformen Provider. Getestet und empfohlen wird Limen — ein eigenständiger Identity-Provider von Leviora Studio, ausgelegt auf dieselbe Betriebsweise.
Limen ansehenZugriffsmodell
Drei Regeln, keine Sonderfälle
Berechtigungssysteme werden unsicher, wenn niemand mehr erklären kann, warum jemand etwas sieht. Gremio kommt mit drei Bausteinen aus.
- 1
Globale Rolle
Administration, Template-Verwaltung oder normale Nutzung. Sie entscheidet, welche Bereiche überhaupt existieren.
- 2
Eigentum am Board
Jedes Board, jede Finanzübersicht und jedes Inventar gehört einer Person. Sie bestimmt Aufbau und Freigaben.
- 3
Freigabe
An einzelne Personen oder an eine Gruppe. Freigaben sind binär — es gibt kein „darf lesen, aber nicht schreiben“.
Administration
Sieht alle Boards, Finanzübersichten und Inventare. Einziger Zugang zum Admin-Panel mit Nutzern, Gruppen, Standorten und Konten.
Template-Verwaltung
Zusätzlich zum normalen Zugriff der Bereich „Vorlagen“ — aber kein Admin-Panel und keine Nutzerverwaltung.
Nutzung
Sieht die eigenen Boards und die, die freigegeben wurden. Kein Admin-Panel, keine fremden Vorgänge.
Anhänge
Nicht alles, was hochgeladen wird, gehört wieder herausgegeben
Über den öffentlichen Status-Link sind die Dokumente eines Vorgangs abrufbar — mit einer bewussten Ausnahme.
Abrufbar über den Link
Der Finanzantrag, nachgereichte Quittungen, weitere Anlagen und die Eingangsbestätigung. Damit kann die antragstellende Person nachvollziehen, was vorliegt.
Nur intern: der Ausweis
Der Studierendenausweis ist der einzige Anhang, der über den öffentlichen Link nicht abrufbar ist. Er dient der Prüfung der Berechtigung und hat auf einer teilbaren Seite nichts verloren.
Datenhaltung
Die Daten bleiben, wo ihr sie hingestellt habt
Eine eigene Datenbank
Vorgänge, Anhänge, Haushalt und Inventar liegen in der Datenbank eurer Instanz. Gremio ist eigenständig und ruft im Betrieb keine fremden Dienste auf.
Nextcloud nur fürs Archiv
Die Anbindung dient ausschließlich der Ablage abgeschlossener Vorgänge. Sie ist optional — ohne sie funktioniert Gremio vollständig.
Betrieb bei euch
Kein Auftragsverarbeiter, keine Übermittlung in Drittländer, keine Telemetrie an den Hersteller.
Diese Seite beschreibt, wie Gremio gebaut ist. Sie ersetzt keine Datenschutz-Folgenabschätzung und kein Verarbeitungsverzeichnis — beides hängt davon ab, wie ihr die Software einsetzt und welche Daten ihr in den Formularfeldern abfragt.
Selbst nachlesen, wie es umgesetzt ist
Bei Software, die Anträge und Ausweisdaten verarbeitet, sollte man nicht auf eine Marketingseite vertrauen müssen. Der Quellcode liegt offen.
Freie Software unter der AGPL-3.0 · läuft vollständig auf eurer eigenen Infrastruktur